AI voor groothandel en logistiek: waar begint u? Een stappenplan in zes stappen

Hoe ver zijn handel en logistiek met AI?

Voor het onderzoek AI in handel en logistiek 2025 ondervroeg evofenedex bijna driehonderd logistiek professionals. Zestig procent van de deelnemende bedrijven is redelijk tot zeer geïnteresseerd. Zeven procent heeft een concreet AI-beleid ontwikkeld. Bijna twee derde noemt gebrek aan kennis en vaardigheden als drempel. Voor dit stappenplan is één cijfer het belangrijkst: 42 procent van de bedrijven heeft de interne data grotendeels op orde, en bij een derde is dat beperkt. Als meest kansrijk noemen de deelnemers digitale assistenten, voorraadbeheer en vraagvoorspelling.

Het CBS meet het werkelijke gebruik. Volgens voorlopige cijfers over 2025, gepubliceerd op 12 december 2025, gebruikt 12 procent van de bedrijven in de handel AI, en 7 procent in vervoer en opslag. Over alle sectoren samen gebruikt 27 procent van de bedrijven met 10 tot 50 werkzame personen AI, en 45 procent van de bedrijven met 50 tot 250. Van de bedrijven die AI overwogen maar niet gebruiken, noemt 73 procent gebrek aan ervaring als reden.

Een enquête van softwareleverancier Descartes, gepubliceerd op 6 mei 2026, komt veel hoger uit. Die enquête liep in 2025 onder 300 senior besluitvormers bij Europese verladers en logistiek dienstverleners, van wie 75 uit België en Nederland. Maar 3 procent zegt geen AI te gebruiken bij het vernieuwen van transportprocessen. Van alle respondenten gebruikt 41 procent AI om gegevensinvoer te automatiseren en 37 procent voor route- en ladingoptimalisatie. Dat is een andere groep, ondervraagd door een partij die zelf logistieke software verkoopt, en dus niet te vergelijken met het CBS.

De lijn in de cijfers van evofenedex en het CBS: de drempel is zelden de techniek, maar kennis en data. Daarom beginnen de stappen hieronder niet bij een tool.

Welke processen lenen zich het eerst voor AI?

Begin waar veel herhaling zit, de regels duidelijk zijn en een fout snel zichtbaar wordt. In groothandel en logistiek zijn dat meestal vijf processen:

• Orderintake: orders uit mail, pdf of een portaal die nu met de hand in het ERP worden overgenomen.
• Planning: rit- en laadplanning, en herplannen bij uitval of vertraging.
• Voorraad: vraagvoorspelling en besteladviezen per artikel of productgroep.
• Klantenservice: statusvragen, vragen over levertijden en eerste reacties op klachten.
• Documenten: CMR-vrachtbrieven, pakbonnen, inkoopfacturen en certificaten die worden uitgelezen of ingevuld.

Het stappenplan: zes stappen voor elk proces

De stappen zijn voor elk proces gelijk. Kies niet het proces met de meeste uitzonderingen, maar het proces waar uw mensen de meeste tijd kwijt zijn aan overtikken, zoeken of herhalen. Wat u in stap 2 tot en met 5 precies controleert en meet, verschilt per proces en staat in de paragrafen hierna.

• 1. Kies één proces en één eigenaar. Beschrijf in twee zinnen wat er nu misgaat en voor wie. De eigenaar komt uit de lijn en draait het proces dagelijks, zoals een planner, inkoper of teamleider.
• 2. Doe de datacheck. Controleer of de gegevens waarop het proces draait kloppen en compleet zijn, en wie ze bijhoudt.
• 3. Leg de nulmeting vast. Meet in een gewone week hoe vaak de taak voorkomt, hoeveel tijd hij kost en hoe vaak er iets gecorrigeerd moet worden.
• 4. Bepaal het autonomieniveau per stap. Wij gebruiken vier niveaus: voorstellen, voorbereiden, uitvoeren na akkoord en zelfstandig uitvoeren. Begin bijna altijd bij voorstellen of voorbereiden.
• 5. Test 30 dagen naast het huidige werk. Week 1 is om te leren. In week 2 tot en met 4 meet u op dezelfde manier als bij de nulmeting, inclusief de tijd voor controle en correctie.
• 6. Beslis op cijfers en leg vast. Doorgaan, bijstellen of stoppen. Gaat u door, train dan iedereen die het proces draait, bijvoorbeeld met een incompany AI-training, en leg de werkafspraken vast.

Orderintake: van mail en pdf naar een concept-order

Bij orderintake zit de winst in overtikwerk. Een systeem leest de order, koppelt klant en artikelen en zet een concept klaar. Of dat werkt, hangt vooral af van uw stamgegevens. Microsoft schrijft over de Sales Order Agent in Business Central dat de kwaliteit van de productinformatie van invloed is op hoe goed de agent artikelen vindt. Klanten herkent die agent alleen aan het e-mailadres op de contactkaart. Wat zo'n agent verder wel en niet zelf mag, werkten we uit in AI-agents in de operatie.

• Datacheck: staan bij elke klant de juiste e-mailadressen? Zijn de artikelnummers van klanten en leveranciers aan uw eigen nummers gekoppeld? Kloppen eenheden en verpakkingen?
• Nulmeting: orders per week per kanaal, minuten per order van binnenkomst tot bevestiging, en het aantal correcties of creditnota's door invoerfouten.
• Autonomieniveau: voorbereiden. Het systeem maakt een concept-order, een medewerker controleert de afwijkingen en zet hem door. De bevestiging aan de klant gaat pas na akkoord. Microsoft kiest bij zijn agent dezelfde voorzichtigheid: die maakt altijd eerst een offerte, omdat een offerte geen invloed heeft op planning, reserveringen en beschikbaarheid, en legt alle uitgaande berichten eerst voor aan een medewerker.
• Eerste 30 dagen: één kanaal, bijvoorbeeld mailorders van vaste klanten. Tel per order of het concept zonder wijziging door kon, en welke velden fout gingen.

Planning: AI stelt voor, de planner beslist

Reken bij de planning niet op een totaal andere route. Kijk naar herplannen bij uitval of vertraging en naar reistijden die uit uw eigen ritdata worden geschat. De rij- en rusttijden blijven gelden en horen als harde grens in elk voorstel. Wat dit wel en niet oplevert, staat in ons artikel over AI-routeoptimalisatie in transport.

• Datacheck: kloppen adressen, laad- en lostijden en venstertijden? Zijn de werkelijke rijtijden uit boordcomputer of TMS beschikbaar, naast de geplande? Staan voertuigkenmerken zoals koeling of laadklep in het systeem?
• Nulmeting: planuren per dag, het aantal herplanningen na uitval of vertraging, lege kilometers of beladingsgraad, en het aandeel leveringen binnen het venster.
• Autonomieniveau: voorstellen. Het systeem doet een voorstel, de planner beslist. Hij weet wat niet in het systeem staat, zoals een afspraak met een klant of de koelcapaciteit die echt vrij is.
• Eerste 30 dagen: laat het systeem voor één depot of regio een planning voor de volgende dag voorstellen, naast die van de planner. Vergelijk kilometers en ritten, en noteer elke keer waarom de planner afwijkt.

Voorraad: besteladvies naast de inkoper

Voorraadbeheer en vraagvoorspelling noemen de deelnemers aan het evofenedex-onderzoek als kansrijk. Het is ook het proces waar slechte data het snelst doorwerkt. Wat uitverkocht was, staat in uw verkoophistorie als voorraadgrens en niet als vraag. Een uitgebreid stappenplan staat in ons artikel over AI in voorraadbeheer.

• Datacheck: een artikelstam zonder dubbelingen, een verkoophistorie waarin acties, nee-verkopen en eenmalige grote orders zijn gemarkeerd, en levertijden per leverancier zoals ze werkelijk zijn. Bij vers en gekoeld product ook houdbaarheid en derving.
• Nulmeting: nee-verkopen, gemiddelde voorraad, spoedbestellingen en derving, alles voor één productgroep.
• Autonomieniveau: voorstellen. Het model geeft een besteladvies, de inkoper of planner beslist en bestelt.
• Eerste 30 dagen: kies een productgroep van 50 tot 200 artikelen en zet het advies elke week naast dat van de inkoper. Dertig dagen is voor een voorspelling kort: gebruik ze om te zien waar model en inkoper verschillen en waarom, en laat de test doorlopen tot acht weken voordat u oordeelt.

Klantenservice: eerst concept-antwoorden

In de klantenservice van een groothandel of vervoerder gaat veel tijd naar dezelfde vragen: waar is mijn zending, wanneer wordt er geleverd. AI kan die antwoorden voorbereiden uit uw eigen systemen.

• Datacheck: is de status in uw TMS of WMS actueel op het moment dat de klant mailt of belt? Zijn leveringsvoorwaarden, standaardantwoorden en uitzonderingsregels op één plek vastgelegd?
• Nulmeting: vragen per week per soort, de tijd tot de eerste reactie, minuten per antwoord en het aandeel vragen dat wordt doorgezet naar planning of verkoop.
• Autonomieniveau: voorbereiden. AI maakt een concept, een medewerker verstuurt. Een zelfstandig antwoord op een eenvoudige statusvraag kan later, als de klant weet dat hij met AI communiceert en altijd door kan naar een medewerker. Sinds 2 augustus 2026 verplicht artikel 50 van de AI-verordening aanbieders om systemen die rechtstreeks met mensen communiceren zo te ontwerpen dat mensen dat weten. Toezeggingen over levertijd, vergoeding of voorwaarden blijven bij een mens.
• Eerste 30 dagen: één soort vraag, bijvoorbeeld statusvragen per mail. Tel hoeveel concepten ongewijzigd verstuurd konden worden.

Documenten: invullen ja, aftekenen nee

In de Descartes-enquête is het automatiseren van gegevensinvoer met 41 procent de vaakst genoemde toepassing. AI kan documenten uitlezen en invullen. Voor wat er op een vrachtbrief, douanedocument of inkoopfactuur staat, blijft uw bedrijf verantwoordelijk. Hoe u dat inricht, staat in ons artikel over document-extractie voor CMR, T1 en eCMR.

Er komt bovendien een vaste datum aan. Volgens TLN zijn overheden vanaf 9 juli 2027 verplicht om vrachtinformatie onder de eFTI-verordening elektronisch te accepteren. Bedrijven hebben vanaf die datum het recht om vrachtinformatie bij controles elektronisch beschikbaar te stellen. Wie documenten nu al digitaal uitleest en controleert, heeft die gegevens dan in elk geval digitaal bij de hand.

• Datacheck: welke documentsoorten komen binnen en in welke vorm, digitaal, gescand of met de hand ingevuld? Waar staat de bron waartegen u controleert, zoals de order of de rit in het TMS?
• Nulmeting: documenten per week per soort, minuten per document, het aantal correcties achteraf en het aandeel uitzonderingen.
• Autonomieniveau: voorbereiden. AI vult in en markeert twijfel, een medewerker controleert en tekent.
• Eerste 30 dagen: één documentsoort, bijvoorbeeld de inkoopfacturen of pakbonnen van uw vijf grootste leveranciers. Meet hoeveel documenten als uitzondering terugkomen. Dat zegt meer dan een gemiddelde nauwkeurigheid.

Na dag 30: doorgaan, bijstellen of stoppen

Zet de meting van week 2 tot en met 4 naast de nulmeting, met de tijd voor controle en correctie erbij, anders valt de winst te hoog uit. De rekenhulp zet de uitkomst om in een jaarbedrag: een indicatie op basis van uw eigen invoer, geen belofte.

Stoppen is een geldige uitkomst. Gaat u door, dan bepalen drie dingen of het blijft draaien: een eigenaar in de lijn, iemand die de data bijhoudt en een team dat weet wat het systeem wel en niet kan. Waarom pilots juist op deze punten vastlopen, staat in waarom AI-projecten stranden na de pilot.

Training hoort daar ook om een wettelijke reden bij. Artikel 4 van de AI-verordening geldt sinds 2 februari 2025 en vraagt dat organisaties die AI aanbieden of gebruiken maatregelen nemen om de AI-geletterdheid van hun personeel te ondersteunen. Na een wijziging van de AI-verordening in juli 2026 blijft dat een verplichting, maar zonder voorgeschreven niveau. Volgens de Europese Commissie, in haar vragen en antwoorden van 27 juli 2026, is daarvoor geen certificaat nodig en volstaat een interne vastlegging van trainingen. Leg dus vast wie waarin is getraind en neem de AI-stap op in uw werkinstructies, bij een standaard als GMP+, BRC of IFS in de taal van die standaard.

Wat kost een eerste stap?

Softwarekosten verschillen zo sterk per leverancier en licentie dat wij er geen bedrag voor noemen. Vraag in een proef naar de kosten per verwerkte order, rit of document en zet die naast uw nulmeting.

Onze eigen Praktijkdag kost vanaf € 2.500 per groep, exclusief btw. Op die dag bouwen wij met de mensen die het proces draaien één werkproces uit uw eigen operatie, op uw eigen locatie. Hoe dat in de logistiek gaat, staat op de pagina AI-training voor de logistiek.

De SLIM-regeling vergoedt geen trainingskosten. Een mkb-bedrijf kan wel subsidie krijgen voor bijvoorbeeld een doorlichting met een opleidingsplan of het invoeren van een leermethode: 60 procent van de subsidiabele kosten, tot € 24.999 (voor landbouwbedrijven € 20.000). De tijdvakken van 2026 zijn gesloten en die van 2027 zijn nog niet gepubliceerd. De actuele stand staat op onze SLIM-pagina.

Alle artikelen over AI in de logistiek, per proces

Dit stappenplan is het overzicht. De verdieping per onderwerp staat in deze artikelen:

• Orderintake en agents: AI-agents in de operatie: wat mag een agent zelf doen?
• Planning en transport: AI-routeoptimalisatie en de rijtijden, vrachtwagenheffing en AI in de ritplanning en chauffeurstekort en AI.
• Voorraad en magazijn: AI in voorraadbeheer, een stappenplan, vraagvoorspelling vóór de decemberpiek en AI in het magazijn en e-fulfilment.
• Documenten en rapportage: document-extractie voor CMR, T1 en eCMR en CO2 per zending volgens ISO 14083.
• Mensen en invoering: waarom AI-projecten stranden na de pilot en welke taken veranderen in logistiek en food.