AI in werving en personeelsplanning: de categorie waar de EU AI Act het strengst is

Waarom werving en personeelsplanning apart staan in de wet

De EU AI-verordening deelt AI in naar risico. Voor de meeste operationele toepassingen, zoals vraagvoorspelling, routeoptimalisatie of kwaliteitscontrole, blijft het bij transparantie, menselijk toezicht en aantoonbaarheid. Voor een beperkt aantal toepassingen ligt de lat veel hoger; die staan in bijlage III. Punt 4 daarvan gaat over arbeid, personeelsbeheer en toegang tot zelfstandige arbeid. De wetgever zet daar zwaar op in omdat de gevolgen groot zijn en de betrokkene zich er slecht aan kan onttrekken: wie wordt afgewezen, hoort zelden waarom.

Punt 4 bestaat uit twee onderdelen, waarvan het tweede vaak over het hoofd wordt gezien:

• Onderdeel a: AI bedoeld voor de werving of selectie van personen, in het bijzonder om gerichte vacatureadvertenties te plaatsen, sollicitaties te analyseren en te filteren, en kandidaten te beoordelen.
• Onderdeel b: AI bedoeld om besluiten te nemen over arbeidsvoorwaarden, bevordering of beëindiging van een arbeidsrelatie, om taken toe te wijzen op basis van individueel gedrag of persoonlijke kenmerken, of om prestaties en gedrag van mensen in zo'n relatie te monitoren en te beoordelen.

Personeelsplanning valt er eerder onder dan u denkt

Onderdeel b maakt duidelijk waarom dit onderwerp verder reikt dan recruitment. Een rooster vullen op basis van beschikbaarheid, contracturen en verwachte drukte is planning. Taken toewijzen op basis van hoe individuele medewerkers eerder presteerden, of prestaties en gedrag bijhouden en beoordelen, raakt de rechtspositie van uw mensen.

Dat onderscheid is in de praktijk minder scherp dan het klinkt. Een planningstool die zelf leert welke orderpicker of chauffeur het beste bij welke taak past, schuift richting onderdeel b zodra hij dat op individueel niveau doet. Wie personeelsplanning inkoopt, vraagt daarom expliciet of het systeem individuele prestatiegegevens gebruikt, en waarvoor.

Wat nu al geldt, ongeacht december 2027

De zware hoog-risico-eisen zijn met het omnibus-pakket verschoven naar 2 december 2027. Dat is geen vrijbrief tot die datum, want drie regels raken werving en personeelsbeleid nu al.

• Emotieherkenning op de werkvloer is verboden. Artikel 5, lid 1, onder f, verbiedt sinds 2 februari 2025 AI die emoties van personen afleidt in situaties die verband houden met de werkplek en het onderwijs, met een nauwe uitzondering voor medische of veiligheidsredenen. Software die uit gezichtsuitdrukking, stem of woordkeuze motivatie, stress of persoonlijkheid afleidt, valt dus niet onder de hoog-risicocategorie met voorwaarden, maar onder de verboden praktijken.
• AI-geletterdheid is verplicht. [Artikel 4](/insights/ai-geletterdheid-verplicht-wat-regelen) geldt eveneens sinds 2 februari 2025. Voor HR-medewerkers en leidinggevenden die met selectie- of beoordelingssoftware werken, is dat de basis om een uitkomst te kunnen wegen.
• Communiceert AI met sollicitanten, dan moet dat kenbaar zijn. Sinds 2 augustus 2026 vraagt [artikel 50](/insights/eu-ai-act-2-augustus-2026-wat-geldt-nu-mkb) dat mensen weten dat zij met AI communiceren; een chatbot die de eerste vragen van kandidaten afhandelt valt daaronder.

De AVG stelt vandaag al de scherpste eisen

Naast de AI-verordening geldt de AVG onverkort, en bij sollicitaties is die het concreetst. Artikel 22 AVG bepaalt dat iemand niet mag worden onderworpen aan een besluit dat uitsluitend op geautomatiseerde verwerking berust en hem in aanmerkelijke mate treft. Een afwijzing die volgt uit een assessmentscore of een geautomatiseerd cv-filter kan zo'n besluit zijn. De Autoriteit Persoonsgegevens werkte dat uit in haar handreiking over online- en game-based assessments. Bij werving ligt de uitzondering dat het besluit noodzakelijk is voor het sluiten van een overeenkomst het meest voor de hand, maar daarop kunt u niet automatisch een beroep doen: u moet aantonen waarom het in uw geval noodzakelijk is en of er een minder ingrijpend maar even doeltreffend alternatief bestaat. Toestemming van een sollicitant is meestal geen bruikbare grondslag, omdat die in een ongelijke verhouding niet als vrij gegeven geldt.

Daarnaast verlangt de AP een intern beleid dat de rechten van sollicitanten borgt: zij moeten het besluit kunnen aanvechten, hun standpunt kenbaar maken en betekenisvolle menselijke tussenkomst krijgen, waarbij de beoordelaar nieuwe informatie meeweegt en een nieuw besluit neemt. U moet hen bovendien informeren dat er een geautomatiseerd besluit plaatsvindt, wat de onderliggende logica is en welke gevolgen het kan hebben. Dat geldt nu, niet pas vanaf december 2027.

Wat er per 2 december 2027 bij komt

Gebruikt u een systeem dat wél onder bijlage III, punt 4, valt, dan bent u vanaf 2 december 2027 gebruiksverantwoordelijke in de zin van de verordening. Artikel 26 legt u dan concrete plichten op, en artikel 86 geeft de betrokkene een recht:

• Het systeem gebruiken volgens de gebruiksaanwijzing van de aanbieder, met passende technische en organisatorische maatregelen.
• Het menselijk toezicht beleggen bij mensen met de nodige bekwaamheid, opleiding en bevoegdheid, plus de nodige ondersteuning. Toezicht dat op papier bestaat maar niets kan veranderen, telt niet.
• Zorgen dat de invoergegevens relevant en voldoende representatief zijn voor zover u daar zeggenschap over heeft, de werking monitoren, bij een risico of ernstig incident de aanbieder en de toezichthouder waarschuwen, en de logs ten minste zes maanden bewaren.
• Vóór ingebruikname op de werkvloer de werknemersvertegenwoordiging en de betrokken werknemers informeren dat zij aan het systeem worden onderworpen (artikel 26, lid 7), en de betrokken personen zelf informeren wanneer u het inzet bij besluiten over hen (artikel 26, lid 11).
• Een besluit kunnen uitleggen: artikel 86 geeft wie erdoor wordt geraakt recht op duidelijke en zinvolle uitleg over de rol van het AI-systeem en over de hoofdelementen van het besluit. Een score die uw eigen mensen niet kunnen navertellen, is daarmee een risico.

Niet alles wat op HR-AI lijkt, is hoog risico

De verordening kent een uitzondering. Artikel 6, lid 3, bepaalt dat een systeem uit bijlage III toch niet als hoog risico geldt wanneer het geen significant risico oplevert voor de gezondheid, veiligheid of grondrechten van personen, onder meer doordat het de uitkomst van de besluitvorming niet wezenlijk beïnvloedt. Aan die uitzondering zit één harde grens: voert het systeem profilering van natuurlijke personen uit, dan is het altijd hoog risico.

Praktisch scheidt dat het kaf van het koren. Een tekstgenerator die een concept-vacaturetekst schrijft die u daarna zelf herschrijft, is iets anders dan een systeem dat honderd cv's ordent naar geschiktheid. Belangrijk detail: die beoordeling maakt de aanbieder, niet u, en die moet haar op grond van artikel 6, lid 4, documenteren en het systeem registreren. Vraag die documentatie dus op; wie zegt dat zijn tool er niet onder valt zonder die onderbouwing te tonen, geeft geen antwoord.

De verordening noemt vier omstandigheden waarin de uitzondering kan opgaan, en ten minste één daarvan moet van toepassing zijn:

• Het systeem voert een beperkte procedurele taak uit.
• Het systeem verbetert het resultaat van een eerder afgeronde menselijke handeling.
• Het systeem spoort besluitvormingspatronen of afwijkingen van eerdere besluitvormingspatronen op, en is niet bedoeld om die eerdere menselijke beoordeling zonder behoorlijke menselijke toetsing te vervangen of te beïnvloeden.
• Het systeem voert een voorbereidende taak uit voor een beoordeling die relevant is voor een van de gebruiksgevallen uit bijlage III.

Vier rode vlaggen bij leveranciersclaims

Er wordt op dit moment veel HR- en planningssoftware verkocht met AI-Act-taal op de verpakking. Vier claims verdienen dan wantrouwen. Een leverancier die zegt dat de regels pas in 2027 gelden en dat u tot die tijd niets hoeft, gaat voorbij aan de AVG en aan het verbod op emotieherkenning. Een leverancier die AI Act compliant claimt zonder te zeggen in welke rol en op welk punt, zegt niets. Software die emoties, motivatie of persoonlijkheid uit video of stem afleidt, komt in een werkgerelateerde context niet langs artikel 5. En wie u de grondrechtentoets van artikel 27 of een registratie in de EU-databank verkoopt als verplichting voor uw bedrijf, verkoopt iets wat de wet daar niet vraagt: beide rusten niet op een gewone private werkgever.

Eén valkuil verdient aparte aandacht, omdat hij juist ontstaat bij bedrijven die het slim aanpakken. Artikel 25 merkt u zelf aan als aanbieder wanneer u uw naam of merk op een hoog-risicosysteem zet, het wezenlijk wijzigt, of het beoogde doel van een niet-hoog-risicosysteem zo verandert dat het dat wel wordt. Zelf een cv-selectieroutine bouwen bovenop een algemene chatbot is dus geen omweg om buiten de regels te blijven, maar een manier om de zwaarste verplichtingen naar uw eigen organisatie toe te trekken.

De vragen die u een leverancier stelt

Deze zes vragen maken in één gesprek duidelijk of een leverancier de verordening werkelijk heeft doordacht:

• Valt uw systeem onder bijlage III, punt 4? Zo nee, op welke omstandigheid uit artikel 6, lid 3, baseert u dat, en waar staat die beoordeling op papier?
• Voert het systeem profilering uit, in de zin dat het personen scoort of rangschikt op persoonlijke kenmerken? Zo ja, dan vervalt de uitzondering.
• Wie is de aanbieder in de zin van de verordening, en op wiens naam staat de conformiteitsbeoordeling? Bij tools die een eigen laag over een algemeen AI-model leggen, is dat vaak onduidelijk.
• Levert u een gebruiksaanwijzing zoals artikel 13 die voorschrijft, met het geteste nauwkeurigheidsniveau en de bijbehorende maatstaven, de bekende beperkingen en de prestaties voor specifieke groepen personen?
• Hoe onderbouwt u dat het model geen systematisch nadeel oplevert voor bepaalde groepen, en op welke populatie is dat getest? Een nauwkeurigheidspercentage zonder testpopulatie zegt niets over onze kandidaten.
• Welke logs genereert het systeem, hoe krijgen wij daar toegang toe, en kan onze beoordelaar een voorstel aantoonbaar terzijde schuiven?

Nederland: geen aparte wet, wel toezicht dat op gang komt

Nederland kent geen aparte wet die procedures voor werving en selectie voorschrijft. Het initiatiefwetsvoorstel Wet toezicht gelijke kansen bij werving en selectie is op 26 maart 2024 door de Eerste Kamer verworpen, met 38 stemmen tegen en 37 voor. Het kader bestaat dus uit de AVG, de gelijkebehandelingswetgeving en de AI-verordening.

Het toezicht daarop komt intussen op gang. De Autoriteit Persoonsgegevens is coördinerend toezichthouder op algoritmes en AI en werkt samen met onder meer de RDI en de Nederlandse Arbeidsinspectie; de Nederlandse Uitvoeringswet AI-verordening is nog niet in werking. In de zesde Rapportage AI & Algoritmes Nederland van 5 maart 2026 noemt de AP dat AI in werving en selectie snel groeit en grote risico's meebrengt als een van haar drie belangrijkste punten, naast tekortschietende transparantie en een achterblijvende voorbereiding op de verordening; de AI-Impactbarometer ging in die editie van twee naar vier rode graadmeters. Er staat morgen geen inspecteur voor de deur, maar dit is wel het onderwerp waar de toezichthouder haar aandacht op richt, en een sollicitant kan vandaag al een klacht indienen op grond van de AVG.

De mens beslist en tekent, en waar u begint

Bij AIBA hanteren we als uitgangspunt dat de mens beslist en tekent. Nergens geldt dat zo letterlijk als hier: een afwijzing, een promotie of een andere inschaling is een besluit over iemands bestaan, en dat kunt u niet delegeren aan een score. Een systeem mag ordenen, voorsorteren en voorbereiden; de beoordeling en de handtekening blijven bij een mens die de uitkomst ook werkelijk kan omdraaien.

Begin met een inventarisatie die verder kijkt dan uw eigen software, want AI in werving zit vaak bij een derde partij: het sollicitantvolgsysteem van uw leverancier, het uitzendbureau dat voorselecteert, of het assessment dat u inkoopt. Vraag die partijen schriftelijk of hun dienst AI gebruikt bij het beoordelen, scoren of rangschikken van kandidaten, en bewaar het antwoord.

Zet daarna drie dingen op orde: een werkafspraak dat een afwijzing nooit alleen uit een systeemuitkomst volgt, een informatietekst voor sollicitanten over wat u gebruikt en welke rechten zij hebben, en vastlegging van wie in HR waarin is getraind. Daarmee voldoet u aan wat de AVG vandaag vraagt en staat de basis voor december 2027. Onze gratis Praktijk Scan helpt in kaart te brengen waar AI in uw processen zit, ook de toepassingen rond personeel die u zelf misschien niet als AI ziet.